Jak to działa? ARCUS KYOCERA MDS wykorzystuje proces Oceny, Projektowania, Implementacji, Zarządzania i Optymalizacji, aby precyzyjnie określić koszty produkcji dokumentów, dostosować środowisko obiegu dokumentów do profilu działalności firmy, a w konsekwencji ograniczyć koszty i zwiększyć wydajność i efektywność systemu. Korzyści z wdrożenia rozwiązania Arcus Kyocera MDS:

• Znaczące zmniejszenie kosztów produkcji dokumentów;
• Kompletna przejrzystość kosztów;
• Jeden kontakt do obsługi systemu dokumentów;
• Wzrost wydajności poprzez redukcję przestoju i optymalizację systemu;
• Poprawa bezpieczeństwa obiegu dokumentów;
• Zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko naturalne.

B) Platforma Connecto DMS – Obieg Dokumentów Platforma Connecto DMS Obieg Dokumentów pozwala na pełną kontrolę związaną z przepływem informacji i dokumentów wewnątrz firmy, jakie pory były przekazywane w formie papierowej. To bieżący dostęp do najbardziej aktualnych dokumentów, jak i tych, które zostały już wrzucone do archiwum. Sam obieg dokumentów wiąże się nie tylko z usprawnieniem pracy, ale również pozwala monitorować, gdzie i dlaczego dany dokument obecnie się znajduje. Wszystkie dokumenty są znajdują się w jednym miejscu. Korzyści z wdrożenia Platformy Connecto DMS – Obieg Dokumentów:

• Dzięki platformie maleje nam ilość dokumentów papierowych;
• Szybkie dotarcie do dokumentów za pomocą kilku kliknięć;
• Minimalne ryzyko zniszczenia i zgubienia ważnych umów lub faktur;
• Ograniczenie do zera błędów, nieporozumień i opóźnień związanych
  z przepływem informacji;
• Obniżenie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa.

C) Platforma Connecto DMS – CRM CRM to narzędzie usprawniające procesy handlowe. Dostęp do wykonany w przeszłości oraz zaplanowanych działań przekłada na pozyskanie i utrzymywanie stałych relacji z klientem. Dzięki zebranym informacjom o kliencie możliwe jest dobranie rozwiązania spełniające jego wymagania. CRM to również łatwe organizowanie i wykonywanie pracy w przedsiębiorstwie przez analizę efektywności oraz ustalenie strategii działań. Korzyści z wdrożenia Platformy Connecto DMS – CRM:

• Zwiększenie skuteczności zarządzania w organizacji;
• Usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy;
• Wzrost satysfakcji klientów oraz zaufania partnerów;
• Skuteczna kontrola działań pracowników, podwykonawców i partnerów biznesowych;
• Prowadzenie rejestru dokumentów przychodzących i wychodzących, korespondencji
  rejestracji i przekazywania kontaktów, spraw i zadań.

D) Platforma Connecto DMS – Zarządzanie Projektem Platforma umożliwia kontrolę poszczególne szczebli wykonania projektu dzięki bieżącym aktualizacjom. W każdym momencie można zamieścić poprawki czy sprawdzić dokumenty na konkretnym etapie. Ciągły dostęp pozwala na analizy finansowe, co zabezpiecza przez przekroczeniem budżetu lub terminu oddania projektu. Cały czas możemy też analizować finanse, które przeznaczone są na konkretne działanie Dzięki temu unikniemy przekroczenia budżetu oraz opóźnień związanych z terminem oddania projektu. Korzyści z wdrożenia Platformy Connecto DMS – Zarządzanie Projektem

• Kontroluj finansów i czasu dla konkretnego projektu;
• Oszczędność czasu i pieniędzy;
• Bieżące informacje o zmianach i podjętych krokach w projekcie Informuj.

NND Process – system do mapowania procesów – autoryzowany dostęp do poszczególnych procesów - zabezpieczanie przed nieuprawnionymi modyfikacjami, możliwość tworzenia wielu poziomów procesów - od procesów głównych poprzez podprocesy, aż do pojedynczych działań i czynności, możliwość definiowania informacji o procesach takich jak: dane wejściowe i wyjściowe, właściwości procesu, uczestnicy, dokumenty i formularze itd., możliwość definiowania i prezentacji wskaźników i mierników procesów, integracja z aplikacjami wchodzącymi w skład systemu NND INTEGRUM oraz z innymi zewnętrznymi systemami informatycznymi np. klasy ERP, możliwość eksportu map procesów - pełna kontrola widoku wydruku, rozbudowany edytor graficzny pozwalający na rozrysowanie procesu wg wcześniej obranych założeń, łatwe i szybkie rysowanie schematów graficznych w przyjaznym dla użytkownika narzędziu, wersjonowanie procesów. NND Audit – system do zarządzania auditami – możliwość sprawnego zaplanowania i przeprowadzenia auditów - automatycznie powstający harmonogram auditów podczas planowania, możliwość skorzystania z bazy wiedzy powstałej podczas przeprowadzania auditów wcześniejszych (cel, obszar, pytania, niezgodności, skuteczność działań), autoryzowany dostęp użytkowników do procesu auditu w ramach przydzielonych uprawnień, automatyzacja tworzenia planu auditu, pomocne listy wyboru: auditorów wewnętrznych, auditowanych celów, pytań auditowych itd., tworzenie listy pytań na podstawie wskazanego obszaru auditowania wg procesu, komórki organizacyjnej lub innego zdefiniowanego zakresu, przeprowadzenie auditu, odnotowywanie odpowiedzi, dowodów i wniosków z auditu w formie elektronicznej, możliwość załączania dowodów w formie dowolnych plików w postaci skanów, zdjęć, dokumentów, automatyczne generowanie monitów przypominających zainteresowanym osobom o wykonaniu czynności związanych z auditem, automatyczne generowanie informacji o audicie zainteresowanym osobom, automatycznie generowany raportu z auditu, współpraca z innymi modułami programu NND Integrum takimi jak dokumenty czy procesy, możliwość zgłoszenia niezgodności lub spostrzeżeń powstałych podczas auditu do modułu nadzorującego niezgodności i działania, przyjazny kreator raportów umożliwiający samodzielne i wszechstronne tworzenie rejestrów i raportów oraz przeprowadzenie analizy z wyników danych auditów. NND Claims – system do zarządzania niezgodnościami – możliwość wypełniania elektronicznych kart niezgodności, spostrzeżeń, reklamacji, możliwość przypisania i planowania ścieżek realizacji działań (np. korygujących, zapobiegawczych czy korekcyjnych), budowa workflow - nadawanie uprawnień i wyznaczanie osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy realizacji działań, automatycznie generowane monity przypominające pracownikom o realizacji poszczególnych etapów działań, automatycznie generowana informacja zwrotna na temat wywiązania się pracowników z przydzielonych zadań, automatyczne przypominanie o spóźnieniach, możliwość wydruku raportów z przeprowadzonych działań naprawczych i doskonalących, ocena trafności i skuteczności podjętych działań, kontrola czasu realizacji poszczególnych działań, szybkie wyszukiwanie niezgodności, działań lub reklamacji, przyjazny kreator raportów umożliwiający samodzielne i wszechstronne budowanie dowolnych rejestrów i statystyk, analiza danych. Moduł wspomagający obieg dokumentacji zewnętrznej: NND DOC – system do zarządzania i obiegu dokumentów zewnętrznych – definiowanie typów dokumentów przychodzących (wygląd formatki rejestrującej dokument, szablony obiegów, standardowe uprawnienia), automatyczna rejestracja dokumentu do programu bezpośrednio z urządzenia skanującego, graficzny i bardzo prosty w obsłudze interfejs, definiowanie ścieżki obiegu dokumentu (workflow) za pomocą metody drag&drop, przypisywanie ról, czasów reakcji oraz odpowiedzialnych osób lub funkcji do każdego kroku procesu, możliwość definiowania tzw. szablonów uprawnień pozwalających określać standardowe obiegi dokumentów, znajdowanie dowolnego dokumentu w kilka sekund np. poprzez drzewko segregatorów, narzędzie znajdź/wybierz, tzw. szybkie wyszukiwanie, archiwizacja dokumentów: łatwy i szybki dostęp do dokumentów archiwalnych, możliwość grupowania dokumentów w sprawy, projekty, grupy, automatyczne tworzenie się rejestrów: rejestru pism wychodzących i przychodzących, rejestru spraw, rzeczowego wykazu akt itp. kontrola i nadzór nad czasem dokonywania poszczególnych zatwierdzeń, przeglądów, opinii możliwość współpracy z innymi programami zewnętrznymi np. systemem finansowo księgowym w przypadku faktur czy też programem klasy ERP w przypadku zleceń lub zamówień. Moduł wspomagający tworzenie elektronicznych formularzy: NND Dynamic – kreator elektronicznych formularzy – przyjazny dla użytkownika i prosty w obsłudze projektant elektronicznych formularzy, rozmieszczenie pól metodą drag&drop, dowolność w definiowaniu ilości statusów i pól formularza na każdym z nich, pełne możliwości formatowania stylu formularza, definicja zakładek formularza, rozmieszczenie przycisków stertujących, przypisanie pól z bazy danych, definicja akcji przycisków, łatwe definiowanie ścieżki obiegu, uprawnionych oraz sposobu i treści powiadomień, możliwość relacyjnego łączenia formularzy ze sobą, możliwość podłączenia pod formularze źródeł danych z innych zewnętrznych systemów (współpraca z ERP, HR, FK itd.), definiowanie i publikacja raportów w postaci tabel, terminarzy, wykresów.

Przykładowe procesy obsługiwane na platformie Workflow BOS MANAGER:

• Administracja: obieg korespondencji, centralny rejestr umów, rejestr urządzeń, zgłoszenia serwisowe;
• Finanse: zamówienia wewnętrzne, obieg faktur, monitorowanie wykorzystania budżetów, monitorowanie wykorzystania umów;
• Sprzedaż: CRM, systemy handlowo-transakcyjne, obsługa reklamacji, portal dostępu dla kontrahentów;
• Kadry: obieg wniosków urlopowych, obieg delegacji, rozliczanie czasu pracy, teczki pracowników, baza wiedzy, portal pracowniczy (ogłoszenia, zaświadczenia, paski wypłat);
• Zarządzanie: zlecanie zadań i monitorowanie stopnia wykonania, teczki projektów i zarządzanie projektami, raporty, elementy Business Intelligence.